Softwareentwicklung mit Microsoft Access

Abwicklung von Hauptversammlungen

Die jährliche Hauptversammlung von Aktiengesellschaften beginnt im Vorfeld mit der Ankündigung des Termins, der Bekanntgabe der Tagesordnung und der Aufforderung zum Abruf der Stimmkarte.

Diese Aufforderung wird in der Regel von den Depotbanken wahrgenommen. Sie fordern von der Registrierungsstelle die benötigte Anzahl von „Bekanntmachungen nach § 125” ab und versenden diese zusammen mit einem Registrierungsformular an diejenigen Kunden, die mindestens eine Aktien der entsprechenden Gesellschaft in ihrem Depot haben.

Möchte der Kunde sein Stimmrecht selbst wahrnehmen, oder erteilt er einem anderen als der Depotbank eine Vollmacht, erfolgt eine namentliche Meldung des Kunden (bzw. des Bevollmächtigten) an die Registrierungsstelle. Vollmachten für die Depotbank werden gesammelt und durch einen Vertreter der Bank wahrgenommen.

Die Meldung der Teilnehmer erfolgt in der Regel elektronisch, es müssen aber auch Meldungen auf anderen Medien (z.B. Fax) entgegengenommen werden können - diese sind dann manuell zu erfassen. Im Rahmen der Vorbereitung der HV sind aus den Meldedaten die Stimmkarten und ein Anmeldeverzeichnis zu erstellen.

Der Tag der Hauptversammlung stellt hohe logistische Anforderungen. Alle geladenen Aktionäre müssen - meist innerhalb einer halben Stunde - in die Räumlichkeiten der HV geschleust werden, wobei sie ihre Einladung gegen die Stimmkarte eintauschen und als „präsent” registriert werden müssen. In der Folge muss das Verlassen und das Wiederbetreten der Räumlichkeiten für jeden einzelnen Aktionär genau protokolliert werden, da die Kenntnis der genauen Anzahl der präsenten Stimmen entscheidend für die Gültigkeit der Abstimmungen ist.

Die Abstimmungen erfolgen durch Abgabe des entsprechend nummerierten Stimmabschnitts, der aus dem Stimmzettel ausgelöst wird. Die Abschnitte sind mit einem Barcode versehen, der eingescannt wird. Die Auswertung zu jedem einzelnen Auswertungspunkt erfolgt automatisch unter Berücksichtigung der jeweils relevanten Stimmenzahl.

Die Software, die zur Lösung dieser Aufgabe entwickelt wurde, unterstützt eine Netzwerk mit beliebig vielen gleichzeitig verwendbaren Computern zur Präsenzverwaltung und Auswertung der Abstimmungen. Mit drei parallelen Rechnern wurden Hauptversammlungen mit bis zu 1.000 präsenten Aktionären erfolgreich durchgeführt. Durch redundante Datenhaltung benötigt das System keinen Server und auch dann noch lauffähig, wenn alle bis auf einen Rechner ausfallen.

Die Software ist seit mehreren Jahren im Einsatz.
Es wurden Hauptversammlungen mit bis zu 1.000 Teilnehmern durchgeführt.

Projektumfang ca. 0,3 Mannjahre